Prepararsi per garantire una facile implementazione
L'Università di Utrecht è una delle principali università di ricerca dei Olanda, che si posiziona ai primi posti nelle classifiche internazionali. La biblioteca offre un'assistenza professionale in ogni fase del ciclo di ricerca. Dal 1998, il personale della biblioteca dell'Università di Utrecht ha lavorato con un sistema bibliotecario creato per l'elaborazione di documenti fisici. Poiché i contenuti online costituiscono una parte sempre più consistente delle collezioni della biblioteca, si è capito che era giunto il momento di aggiornare il sistema. Tuttavia, il personale della biblioteca ha dovuto abituarsi prima di riuscire ad abbandonare un sistema vecchio di 20 anni e altamente personalizzato per le specifiche esigenze della biblioteca.
La direzione della biblioteca desiderava una maggiore standardizzazione e una migliore connessione agli standard internazionali per rendere più efficienti i propri flussi di lavoro. "Questo è il motivo per cui abbiamo iniziato a lavorare con il catalogo internazionale WorldCat® già nel 2016, e per cui stavamo adottando sempre più sistemi di regolamentazione dei metadati e formati internazionali", ha spiegato Saskia Franken, Project Manager della Biblioteca dell'Università di Utrecht. "Un nuovo sistema bibliotecario era il logico passo successivo".
"WMS ci ha permesso di passare a un sistema di gestione bibliotecario moderno, internazionale e integrato nel cloud".
"La transizione ha costituito un momento di grande apprendimento", ha detto Saskia. L'introduzione di WorldShare® Management Services (WMS) ha interessato quasi tutti i reparti della biblioteca. Un membro del personale su quattro ha partecipato attivamente al progetto, riunendosi con la task force con cadenza bisettimanale per quasi nove mesi. "Il nostro sistema preesistente era completamente tagliato su 'Utrecht'. È stato facile cambiare rapidamente le cose quando necessario, ma ci è voluto un po' di tempo per abituarsi a lavorare in un ambiente internazionale e condiviso", ha aggiunto. Convertire oltre 3,5 milioni di contenuti si è rivelato un'operazione enorme: i preparativi sono durati cinque mesi, mentre la conversione vera e propria ha richiesto due mesi. E la conversione dei dati dei prestiti e degli utenti ha richiesto ancora più tempo. Tuttavia, OCLC ci ha aiutato passo dopo passo.
"Siamo stati molto soddisfatti dell'aiuto ricevuto da OCLC durante la transizione. Soprattutto le persone che hanno svolto l'attività formativa e ci hanno aiutato nel processo di implementazione. Hanno parlato con noi e si sono presi il tempo necessario per rispondere alle nostre innumerevoli domande. Questo ci ha davvero aiutato a portare a termine questo progetto lungo, intenso e complicato". Le procedure flessibili di WMS consentono al personale della biblioteca di ripensare il proprio modo di lavorare. "Questo sarà uno dei nostri punti focali nel prossimo periodo", ha aggiunto Saskia.
La biblioteca ha adottato il WMS in due fasi. Al momento del lancio della seconda fase, spiega Saskia, "l'intero Paese era in pieno lockdown a causa della pandemia di COVID-19, quindi il lancio è avvenuto solo sul piano tecnico. La biblioteca era chiusa, ma il nostro staff ha iniziato a lavorare con WMS. È stato difficile lavorare a distanza e, allo stesso tempo, aiutare i colleghi sul lavoro!".
Il WMS ha già aiutato il personale della biblioteca a elaborare i materiali digitali. "Abbiamo creato interfacce robuste, collegate all'architettura dell'università utilizzando le API WorldShare", ha detto Saskia. "Ora utilizziamo l'infrastruttura WorldShare per tutte le procedure delle grandi biblioteche. I due vantaggi principali consistono nel fatto che non abbiamo più bisogno di conservare i nostri dati in due basi di conoscenza diverse, e che questo ci permette di utilizzare tutte le funzionalità di Tipasa®, la soluzione di condivisione delle risorse basata sul cloud di OCLC. Oh, e anche la possibilità di lavorare a distanza nei momenti di bisogno si è rivelata importante!". 
All'interno Biblioteca dell'Università di Utrecht
