Qual è la formula magica per un cambiamento di successo? Comunicazione + pianificazione

Tyler Ferguson

A seconda di chi interroghi in merito e dove guardi, la gestione del cambiamento ha una serie di componenti importanti. Tuttavia, ho scoperto che l'effettivo processo di avvio del cambiamento spesso si articola in due fasi fondamentali: la pianificazione e la comunicazione. La pianificazione è fondamentale, ovviamente, ma il modo, il momento e il contenuto della comunicazione possono rendere un'iniziativa di cambiamento più o meno efficace. Infatti, la comunicazione spesso porta a un feedback che aiuta a perfezionare i piani, il che la rende ancora più potente.

Purtroppo, la comunicazione può consistere solo in un aggiunta dell'ultimo momento o essere avviata solo quando un cambiamento è a rischio. A volte consiste solo in parole scritte su una pagina per spiegare il piano. Non dovrebbe essere così. La comunicazione è molto di più di questo e può comportare conseguenze negative a lungo termine se trascurata o sottovalutata. Le iniziative di cambiamento di successo vanno comunicate come una campagna interna di pubbliche relazioni. Ogni aspetto deve essere coordinato per aumentare la consapevolezza e il coinvolgimento.

Iniziare prima dell'inizio

Quando deve iniziare la comunicazione sul cambiamento? Se vi state ponendo questa domanda, probabilmente avreste già dovuto cominciare. È meglio avviare la comunicazione mentre la pianificazione è ancora in corso, per poi passare alle informazioni dettagliate sul cambiamento vero e proprio. In questo modo, tutti si sentono un po' titolari del risultato. Alla fine dovrete spiegare le attività concrete e fornire indicazioni, ma se iniziate prima piuttosto che dopo, potrete suddividere il lavoro in parti gestibili e confezionarlo con un occhio ai benefici che ne deriveranno.

Il centro disordinato

Man mano che vi addentrate nel bel mezzo della confusione che caratterizza il vostro piano, fate del vostro meglio per mantenerlo organizzato, digeribile e carico di ottimismo. Non sono importanti solo la coerenza dei tempi e dei contenuti, ma anche il tono e la voce. Ricordate che non state solo informando, ma anche ispirando. Mentre costruite la narrazione su ciò che cambierà, cercate di bilanciare l'attenzione sul progetto vero e proprio con le opportunità positive che comporta per la vostra organizzazione e per i singoli. Qual è il vantaggio complessivo? Che effetto avrà su di loro? Inoltre, siate onesti sulle sfide e raccontate una storia avvincente. Comunicazioni chiare e obiettivi ben definiti possono talvolta compensare gli ostacoli e i ritardi inevitabili 

Stappare lo champagne (od offrire i dolcetti)

È facile pensare che, una volta avvenuto il cambiamento, tutto sia finito e che la comunicazione possa terminare. Dopo tutto, cosa resta da dire una volta raggiunto il traguardo? Molto, in realtà. Per molti versi, questo è il momento in cui le vostre comunicazioni sono più importanti. Grazie al vostro approccio organizzato, il personale ha tutte le informazioni di cui ha bisogno, ha fatto tutti i passi necessari per essere preparato e, ora, il cambiamento è diventato parte integrante della vita quotidiana. È in questo momento che potete sottolineare i benefici proprio mentre si manifestano, presentare le piccole vittorie e le storie divertenti del personale. In altre parole, è il momento di festeggiare.

Abbracciare la resistenza

Uno degli aspetti più difficili del cambiamento è costituito dalla resistenza. Le persone si oppongono sempre al cambiamento: è la nostra natura. Anche il piano di comunicazione più accurato e tempestivo non può ovviare a questo problema. Quando si presentano delle resistenze, non scoraggiatevi. Continuate a comunicare e rimanete saldi sul percorso che avete iniziato. Il momento esatto in cui le persone accettano e iniziano a sostenere il cambiamento è diverso da persona a persona. Ma quando il cambiamento viene presentato come un viaggio collettivo, che dà alle persone il tempo di analizzare ed elaborare i propri processi personali, quasi tutti, alla fine, ne colgono il senso. E la maggior parte non solo lo accetta, ma lo abbraccia.

Il seguente articolo è stato pubblicato originariamente su OCLC Next.