Aumentare la collaborazione e l'uniformità
Insieme ad altre 15 biblioteche, la Biblioteca Mannix di East Melbourne, Victoria, Australia, serve la facoltà, il personale e gli studenti del Catholic Theological College e la più ampia comunità della University of Divinity. Storicamente, queste biblioteche erano dotate ciascuna dei propri sistemi di gestione bibliotecaria (LMS, Library Management System), uno stato di cose che implicava la duplicazione del lavoro e la generazione di flussi di lavoro incompatibili. Kerrie Burn, ex responsabile della biblioteca, voleva passare a un sistema che, secondo le sue parole, "... potesse consentire a più biblioteche di condividere lo stesso sistema, snellire i processi e offrire esperienze migliori al personale della biblioteca, agli studenti e ai ricercatori".
WorldShare® Management Services (WMS) ha fornito una soluzione olistica che ha semplificato l'accesso e arricchito l'esperienza degli utenti nelle diverse biblioteche del sistema. Inoltre, si è allineato funzionalmente con la visione dell'università, incentrata su una maggiore integrazione e collaborazione. Inoltre, il miglioramento della cooperazione tra le biblioteche è stato esplicitamente inserito nel rapporto tra le biblioteche e OCLC. Secondo Kerrie, "OCLC ci ha fornito una soluzione integrata che incorporava tutte le funzionalità LMS standard, oltre a un livello di discovery, un sistema di autenticazione e la possibilità di mostrare le collezioni digitali. Anche il livello di conformità agli standard di OCLC e la sua integrazione con Libraries Australia sono stati fattori importanti nella nostra decisione".
"I nostri studenti amano il nuovo livello di discovery di WMS, i nostri docenti apprezzano la maggiore visibilità delle nostre collezioni su WorldCat e il personale delle collezioni speciali apprezza la possibilità di utilizzare IIIF sulle nostre pagine web con l'output da CONTENTdm®".
Sulla base dei progetti precedenti, il team di Kerrie ha affrontato l'implementazione con fiducia. "Abbiamo avuto incontri regolari con il personale di OCLC e con quello di tutte le biblioteche", ha detto, "il che significa che abbiamo lavorato tutti insieme durante l'intero processo di implementazione". Da questo rapporto di lavoro positivo sono scaturiti molti vantaggi. Come il modo in cui lo staff di OCLC ha incoraggiato le diverse biblioteche coinvolte a rivedere insieme le loro politiche durante l'implementazione. Questo ha portato a decisioni per aumentare l'uniformità tra le quattro biblioteche che inizialmente sono passate al WMS, tra cui l'adozione della stessa terminologia per collezioni simili e l'approccio al progetto con l'obiettivo finale di creare un'esperienza utente più omogenea e intuitiva.
E una volta completata l'implementazione, i benefici collettivi sono emersi immediatamente. Ad esempio, tutti i dati degli studenti vengono ora caricati una sola volta anziché più volte per ogni biblioteca. Le riserve dei corsi e la disponibilità degli articoli funzionano ora in tutte e quattro le biblioteche partecipanti, offrendo un modo semplice per collegare i materiali della biblioteca al Learning Management System dell'università. E poiché WMS si basa su WorldCat®, gli utenti possono trovare risorse in altre istituzioni locali, statali, nazionali e internazionali in un unico luogo. Anche il personale dei servizi tecnici di Mannix è rimasto entusiasta della semplificazione delle statistiche, compresi i dati di circolazione, i dati COUNTER per gli e-book e gli e-journals e il raggruppamento di edizioni/formati per contribuire allo sviluppo delle collezioni.
Sebbene gran parte dell'implementazione sia avvenuta durante le restrizioni imposte dalla pandemia di COVID-19, la possibilità di realizzare il progetto a distanza si è dimostrato, col senno di poi, un vantaggio. "Ci è piaciuto molto incontrare di persona il personale di OCLC quando è stato possibile", ha concluso Kerrie. "Ma poiché stiamo pianificando di collegare al WMS un numero ancora maggiore di biblioteche teologiche, la possibilità di svolgere gran parte del lavoro da remoto costituirà un vero e proprio risparmio di tempo". 
Interno di un centro bibliotecario mannix
