Bilanciare il portfolio di metadati

Kathryn Stine

Poiché le biblioteche di ricerca svolgono un ruolo sempre più importante nel supportare la divulgazione delle ricerche accademiche e la ricerca nel campo degli studi sul digitale, il compito delle unità di gestione dei metadati si sta adattando per includere nuovi servizi che aumentino la reperibilità e l'accesso a una serie di risorse e alle entità correlate che le contestualizzano. Tali metadati descrittivi possono provenire dai catalogatori o dai metadatatori, oppure da fonti interne o esterne all'istituzione, e possono essere gestiti su più sistemi, anch’essi interni o esterni alla biblioteca. Per questo motivo, coloro che si occupano di metadati sono impegnati a pianificare nuovi modelli di servizio e a lavorare con nuove strutture organizzative, ciò comporta una riflessione strategica sulle assunzioni da effettuare e sulle competenze professionali da sviluppare. Inoltre, gli esperti in materia stanno valutando queste nuove opportunità a fianco delle tradizionali funzioni e compiti dei metadati, sebbene quest’ ultimi stiano cambiando.Fotografia di una torre rocciosa in equilibrio retroilluminata da un sole splendente di Rasheedhrasheed, condivisa su Wikimedia Commons con licenza Creative Commons Share Alike 4.0 International.

L'anno scorso, il Focus Group per i responsabili dei servizi di metadatazione di OCLC Research Library Partners  ha esaminato i modi in cui sta cambiando il portfolio dei metadati d’interesse per le biblioteche, nonché i metodi per affrontare efficacemente il cambio di paradigma, mantenendo e adattando le competenze e le responsabilità fondamentali. Questo tema è stato trattato e affrontato da Charlene Chou della New York University, Stephen Hearn (recentemente andato in pensione) della University of Minnesota, Daricus Larry della University of Arizona e Daniel Lovins della Yale University. I risultati di tale sforzo sono stato condensati sotto forma di contributi scritti da parte di 37 istituzioni OCLC RLP provenienti da sette diversi paesi e da due sessioni di discussione virtuale, ospitate con un moderatore, nel giugno 2021.

I contributi delle unità di metadatazione a questo tema dimostrano come le istituzioni stiano affrontando nuove sfide in aggiunta a quelle già dettate dalla pandemia. Le istituzioni stanno sviluppando modelli di servizio nascenti e partnership intra-bibliotecarie e intra-istituzionali, oltre a coltivare competenze, strumenti, flussi di lavoro e persino a formare nuove identità professionali. Sebbene vi siano indubbiamente delle differenze nel modo in cui le varie biblioteche di ricerca supportano le nuove tendenze e tecnologie nell'ambito della ricerca accademica, vi sono anche delle similitudini. Quelli che seguono sono i punti nodali emersi dalle discussioni.

(Ri)posizionamento strategico e promozione del lavoro sui metadati

Al di là della catalogazione tradizionale, il personale addetto ai metadati ha competenze e sensibilità utilizzabili efficacemente nella gestione dei dati. La correzione, l'arricchimento o la mappatura dei dati tra più standard, lo spostamento dei dati in entrata e in uscita da vari sistemi, la selezione e l'applicazione di schemi sono solo alcuni esempi delle aree di competenza che il personale addetto ai metadati può apportare ai servizi emergenti. Se da un lato è entusiasmante che le competenze in materia di metadati siano sempre più riconosciute come preziose per sostenere la ricerca, dall'altro i responsabili delle istituzioni devono bilanciare la visibilità e la promozione di tali attività con delle aspettative realistiche in merito alle risorse umane disponibili per affrontare obiettivi che vanno oltre la descrizione standard delle risorse. Anche definire le priorità su come, quando e chi formare in queste promettenti direzioni può essere un atto di equilibratura.

In alcune istituzioni, le unità addette alla metadatazione stanno ampliando le loro mansioni per includere la gestione dei repository, lo sviluppo dei framework e la stesura  delle procedure di migrazione per le piattaforme editoriali di recente adozione, e/o servizi per rispecchiare maggiormente attraverso i metadati i tipi di collezioni presenti nelle biblioteche. Alcuni bibliotecari si stanno riorganizzando per riunire competenze affini a sostegno di questi servizi emergenti, come nel caso della Virginia Tech, dove il personale addetto ai servizi di metadatazione è stato assimilato nel settore dei servizi informatici della biblioteca, o il caso della Brigham Young University, dove la gestione dei metadati è affidata ai loro informatici. In modo diverso, altre istituzioni stanno incoraggiando politiche interdipartimentali di collaborazione e di condivisione delle competenze sebbene i dipartimenti non siano amministrativamente integrati. Un’unità del personale della NYU copre il ruolo di metadata strategist all’interno del settore dedicato ai servizi di catalogazione della New York University, ciò sottolinea il ruolo essenziale e significativo dei metadati e del lavoro su di essi. Dietro suggerimento e sostegno del team di leadership interdivisionale, Notre Dame ha una  serie di pratiche condivise per il trattamento dei metadati a livello dell’intera organizzazione, questo per sfruttare al meglio l’interoperabilità dei metadati prodotti dalle diverse biblioteche dell’università. In altre istituzioni, il personale dei dipartimenti di metadati è in grado di contribuire con le proprie competenze alle esigenze di dati in altri settori della biblioteca o del campus, anche se entro limiti definiti.

I funzionari a capo dei servizi di metadatazione stanno trovando il modo di favorire servizi che si avvalgono di queste nuove possibilità, pur mantenendo invariata la fornitura  dei servizi di base. Nelle istituzioni più piccole ciò può assumere la forma di un collegamento diretto con i responsabili di altri dipartimenti. In altre, ciò può comportare il coordinamento con i colleghi che ricoprono il ruolo di bibliotecario, o con unità che hanno funzioni esplicite di sensibilizzazione e coinvolgimento, come le comunicazioni accademiche, le iniziative digitali o il coordinamento di incontri. Alcuni dei valori chiave che i responsabili dei metadati promuovono includono il miglioramento della qualità e della coerenza dei metadati, che a sua volta consente una migliore reperibilità e accesso alle risorse. Il personale addetto ai metadati fornisce istruzioni e consulenze ai pari e agli utenti sui principi, gli approcci e gli strumenti dei metadati. Negli ultimi anni, la British Library ha condotto dei "roadshow sui metadati" per promuovere la propria strategia generale sui metadati e mostrare il lavoro dei servizi di metadatazione su tutti i suoi siti. La British Library ha mantenuto lo slancio della propria attività di advocacy interna attraverso tavole rotonde online che prendono in considerazione l'evoluzione delle aspettative, degli standard, della tecnologia e delle pratiche di lavoro e mantiene una presenza sul web rivolta all'esterno per spiegare alla propria comunità di riferimento (ad esempio, ricercatori ed editori) i servizi e i prodotti di metadati che realizzano.

Nuovi servizi e nuove aspettative

Stanno venendo creati dei Servizi di consulenza sui processi di metadatazione, come servizio aggiuntivo dei settori di metadatazione o come aggiunta di competenze nei settori dedicati alla ricerca nel campo del digitale. Il coinvolgimento del personale addetto alla metadatazione in nuovi partenariati può anche essere mediato dai colleghi della biblioteca che direttamente si interfacciano con altri settori del campus. Il personale con competenze in materia di metadati contribuisce al successo della biblioteca e dei progetti di ricerca fornendo la propria expertise nella selezione degli schemi di metadati, nello sviluppo dei data dictionary, nell’utilizzo degli authority data e dei vocabolari controllati. All'Università di Sydney, oltre a fornire i tradizionali servizi di catalogazione, il team dei servizi di metadatazione sta assumendo un ruolo di consulenza sui metadati per applicare in modo efficace e duraturo le proprie competenze, al fine di applicarle a nuove ed emergenti iniziative sia all'interno che all'esterno delle proprie biblioteche. Mantenendosi aggiornati sugli ultimi standard e sulle innovazioni in materia di metadati, si posizionano come consulenti esperti sulle specifiche dei metadati, sull'harvesting dei sistemi e su altri approcci di estrazione e trasformazione dei dati.

Poiché il valore dei servizi di metadatazione sta diventando sempre più evidente, sia all'interno che all'esterno della biblioteca, questi servizi sono sempre più richiesti. Coloro che coordinano questi servizi stanno trovando il modo di bilanciare la promozione delle loro offerta con la definizione e la gestione efficace delle aspettative. Alcuni stanno valutando e implementando nuovi modelli di servizio e altri hanno stabilito protocolli d'intesa con i ricercatori per definire, in giusta misura, il coinvolgimento del personale addetto ai metadati nei progetti dei ricercatori.

Gestione dei progetti e aggiornamento professionale

Molti hanno sottolineato come stiano impiegando elementi di project management e ingegneria gestionale per i lavori che si estendono oltre i servizi di base. L'impatto della pandemia sui flussi di lavoro ha spinto molti a concepire e monitorare il lavoro in termini di progetto. Il lavoro sui metadati relativo ad attività di ricerca finanziate da sovvenzioni terze o a progetti interdipartimentali può trarre vantaggio dall’impostazione per obiettivi e tappe del project management. Alcune biblioteche dispongono di personale dedicato specificatamente alle gestione dei progetti; altre stanno assumendo metadatatori con esperienza nella gestione dei progetti e/o stanno sostenendo lo sviluppo professionale nella gestione dei progetti per il personale esistente.

I responsabili a capo dei processi di metadatazione stanno investendo nell'ampliamento delle competenze del personale per estendere i loro servizi e condividono le nuove competenze acquisite con le biblioteche e le affini comunità di ricerca non solo applicandole ai progetti, ma anche offrendo occasioni di formazione e workshop. I componenti del focus group hanno notato i vantaggi di sviluppare abilità inerenti i linked data, la gestione e la manipolazione dati usando Open Refine, le espressioni regolari e altri approcci di scripting e trasformazione dei dati, molti dei quali sono trattati nel programma di studio di The Carpentries.  I “Carpentries” sono stati spesso citati non solo per l'acquisizione di competenze, ma anche per la metodologia di "formazione dei docenti" utilizzata in questi corsi, che consente al personale addetto ai metadati di estendere la portata sia delle competenze appena acquisite sia del loro ruolo nell'insegnamento di queste competenze all'interno dell'istituzione. Sebbene molti incoraggino la crescita delle competenze del personale in queste utili direzioni, la realtà di una limitata disponibilità temporale da dedicare a tutto ciò significa che i manager devono valutare come e quando sostenere l'aggiornamento professionale. Per alcuni può essere sensato istituire gruppi di studio a livello di singola biblioteca o trasversali tra più biblioteche, mentre in altri casi può essere più efficace coordinare la formazione solo al momento del bisogno.

Il valore e l'adattamento delle competenze fondamentali sui metadati

Sebbene, con le loro consulenze, il personale addetto alla metadatazione sia coinvolto nell’operato delle altre unità, la crescente utilità e importanza dei (meta)dati nei progetti di ricerca e nei loro prodotti sta a significare che le biblioteche devono gestire e utilizzare un numero sempre maggiore di dati eterogenei per migliorare le funzioni di scoperta e di accesso alle risorse. I (meta)dati provenienti da progetti di ricerca o da sistemi gestiti al di fuori della biblioteca - e persino quelli gestiti all’interno della biblioteca! - possono non essere conformi agli standard, aggravando con ulteriori mansioni il lavoro dei metadatatori al fine di standardizzare i dati in arrivo. Seguendo i principi fondanti della metadazione, quali garantire la coerenza dei risultati prodotti dalle ricerche degli utenti, l’identificazione, contestualizzazione e la selezione dei dati, i metadatatori si trovano in una posizione unica per sostenere con successa la ricerca e le attività accademiche.

Bilanciare il portfolio dei metadati di interesse è un'impresa iterativa, che risponde ai contesti locali, alle direzioni strategiche e alle opportunità di collaborazione. Stabilizzare e mantenere questo costante processo di equilibratura è indice di sensibilità e competenza in materia di metadati.

Il seguente articolo è stato pubblicato originariamente su Hanging Together – il blog OCLC Research.