Cinque domande sull'analisi dei dati che ti aiuteranno a ottenere - o ad aumentare - il budget per le risorse elettroniche

Da Justin Parker, Responsabile abbonamenti, Biblioteca della University of Manchester, e
Tim O'Neill, Coordinatore delle risorse elettroniche, Biblioteca della University of Manchester

In qualità di responsabile degli abbonamenti e di coordinatore delle risorse elettroniche della University of Manchester, una parte del mio lavoro consiste nell'assicurarmi che l'università riceva le migliori offerte per i suoi investimenti in risorse elettroniche. Ma cosa significa davvero "migliore offerta"? Significa che i materiali sono i meno costosi? Beh, un abbonamento economico non rappresenta un buon affare se non viene utilizzato affatto. E anche i contenuti gratuiti e open source hanno un costo associato ai sistemi di catalogazione, discovery e gestione dei corsi che si utilizziamo per renderli disponibili.

La sfida consiste nel trovare modi migliori per valutare il valore che i nostri studenti, insegnanti e ricercatori traggono dalle risorse elettroniche che forniamo loro. Il risultato finale dovrebbe essere un piano migliore per trasmettere con precisione l'importanza delle collezioni della biblioteca nell'ambito degli obiettivi più ampi dell'istituzione. Ma come ci si arriva? Avendo recentemente trascorso un po' di tempo a monitorare i percorsi di utilizzo delle risorse elettroniche, abbiamo alcuni suggerimenti.

Quando, cosa, chi, come...

I dati isolati, come le metriche senza informazioni contestuali, possono presentare delle vere e proprie lacune. Ciò rende difficile creare un quadro olistico dell'utilizzo delle risorse elettroniche che sia in grado di ricondurre al successo degli studenti o della ricerca e, in ultima analisi, al valore complessivo. Di seguito sono riportate cinque domande che possono aiutare a valutare e migliorare la visione completa dei dati relativi alle risorse elettroniche.

Quando i tuoi rapporti avranno il massimo impatto? La tempistica è importante.

Ad esempio, se la percentuale di risorse open access all'interno di un pacchetto è aumentata e il costo non è diminuito... come si spiega? Con le giuste informazioni sulle variazioni registrate nel tempo, è possibile negoziare per ottenere tariffe migliori.

Per cosa paghi effettivamente? I metadati di qualità sono fondamentali.

Sapevamo che dei buoni metadati erano la chiave per aumentare la discovery e l'utilizzo, che è proprio ciò che determina il valore per i nostri studenti e docenti. Nominando uno specialista di metadati per le nostre collezioni digitali, abbiamo scoperto con sorpresa che alcune delle nostre fonti primarie erano supportate solo da brevissimi record MARC. Abbiamo avviato una serie di discussioni con tutti i nostri principali fornitori per discutere il livello di record MARC disponibili per le nostre collezioni legacy, e per garantire che i nuovi progetti di digitizzazione prendano seriamente in considerazione la fornitura di metadati all'inizio del processo di pianificazione. Crediamo che questo migliorerà notevolmente l'esperienza di discovery e utilizzo.

Chi utilizza i tuoi contenuti? Sii specifico sui destinatari.

Devi ricollegare gli acquisti alle persone cui erano destinati. Quindi, se i tuoi rapporti anonimizzati non possono dirti quale gruppo di clienti sta visualizzando quali articoli o database, un pacchetto costoso utilizzato da un piccolo gruppo potrebbe apparirti come un cattivo affare. Ma se proprio gli studenti di una specifica disciplina o di una coorte importante li usano nel modo previsto dal dipartimento, è una vittoria.

Come puoi migliorare il ROI su tutta la linea? Aggiungi il marketing al tuo mix.

Misura i tuoi costi, poi lancia una campagna promozionale e analizza l'impatto. È incredibile cosa possa fare anche una piccola attività di marketing per aumentare l'utilizzo. E ogni nuovo clic fa diminuire il costo complessivo per visualizzazione.

Perché il budget della biblioteca dovrebbe aumentare? Perché i dati non mentono.

Indipendentemente da dove si ottengono i dati, la chiave è utilizzare analisi specifiche sul pubblico target al momento giusto per far valere il budget della biblioteca. Per noi è stato un vero piacere essere una biblioteca pilota per OCLC EZproxy Analytics: ottenere rapidamente i dati da una fonte centralizzata è stato un enorme passo avanti.

Domanda bonus: Dove?

La University of Manchester ha una serie di centri amministrativi fuori sede e, in futuro, man mano che questi verranno sviluppati, saremo ansiosi di dimostrare i meriti di queste sedi agli studenti di tutto il mondo. Grazie a EZproxy Analytics siamo sulla buona strada: saremo in grado di utilizzare i nostri nuovi dati combinati con uno strumento di mappatura per visualizzare il nostro impatto globale. Questo strumento fornisce una visione potente, e va ben oltre i numeri di gate-count, i clic e le visite.

Integrare il contesto e i confronti nei nostri dati ci aiuterà a trovare, verificare e comunicare le nostre storie di successo. E sono proprio queste storie a illustrare il ROI delle risorse elettroniche.

Quindi, poniti domande simili sulle "narrazioni di valore" che si nascondono nei dati delle risorse elettroniche della tua biblioteca. Se riesci a rispondere a queste domande e a raccontare queste storie, potrai far valere di più il budget e l'influenza della tua biblioteca in futuro.

Il seguente articolo è stato pubblicato originariamente su OCLC Next.