Digitalizzazione e accesso negli archivi

Chela Scott Weber

Nel mio ultimo post su Archives Month, ho riflettuto sul cambiamento di prassi relativo al permesso dato ai ricercatori di usare le macchine fotografiche nelle sale di lettura delle collezioni speciali, e su ciò che questo ha significato per gli utenti. Oggi vorrei concentrarmi su un'altra procedura che è radicalmente mutata negli ultimi tempi: la digitalizzazione. Abbiamo sentito parlare molto di digitalizzazione e del desiderio di accesso remoto alle collezioni digitali da tutti gli utenti che abbiamo intervistato durante la nostra ricerca per il progetto Building a National Finding Aid Network (NAFAN). Una parte dei risultati si trovano nel nostro rapporto riepilogativo del progetto. Oggi, però, vorrei dedicare un po' più di tempo a presentare i dati relativi alla digitalizzazione emersi dalla nostra ricerca sugli utenti e a riflettere un po' su dove siamo stati e dove stiamo andando nel lavoro sulle collezioni digitali.

La digitalizzazione facilita l'accesso

Nel nostro sondaggio pop-up abbiamo chiesto a 3.300 utenti degli archivi quale fosse la loro preferenza, se l'accesso al materiale archivistico da remoto o se di persona. Quasi la metà (42,7%) ha dichiarato di preferire l'accesso online, ma di essere disposta a utilizzare i materiali di persona. Circa un quarto degli intervistati (23,6%) ha dichiarato di non avere preferenze tra l'accesso online e quello di persona. Il 14% degli intervistati ha dichiarato di essere interessato solo all'accesso online (14,4%) o di preferire l'accesso ai materiali di persona a quello online (14,7%). Nelle nostre interviste con i ricercatori archivistici, la possibilità di accedere al materiale digitalizzato da remoto è stata la caratteristica più frequentemente citata dai partecipanti, in quanto consente loro di vedere e utilizzare maggiormente le collezioni archivistiche.

Digitisation of a Dunhuang manuscript in the IDP UK studio from Wikimedia Commons

Per consultare gli archivi di persona spesso i ricercatori devono viaggiare al di fuori della propria città, del proprio Stato, della propria regione e talvolta del proprio Paese. I partecipanti all'intervista hanno descritto le responsabilità concorrenti, il tempo e i fondi limitati da dedicare agli spostamenti come le principali sfide per l'accesso alle collezioni. Un ricercatore genealogico ha spiegato: "È frustrante sapere che c'è qualcosa che si può vedere solo se si va in biblioteca e sapere che non ho il tempo o i mezzi finanziari per andarci". Un ricercatore accademico ha spiegato che può essere in grado di ottenere un finanziamento o di giustificare un viaggio in un archivio per il suo lavoro di ricerca e pubblicazione, ma per il suo lavoro di insegnamento non è fattibile. "Se utilizzo materiali d'archivio per scopi didattici... conta la vicinanza o la disponibilità in formato digitale, giusto? Dev'essere all'università di provenienza, in modo da poter consultare l'originale, o deve essere digitalizzato, e non c'è una via di mezzo". I partecipanti hanno identificato l'accesso online come un aiuto per alleviare le barriere o le sfide rappresentate dagli spostamenti, dalle spese o dal tempo necessario per fare ricerche di persona.

Al contrario, molti partecipanti hanno citato la mancanza di contenuti digitalizzati come una barriera all'accesso. "Gli articoli digitalizzati compaiono durante una prima fase di ricerca, ma di solito gli aggregatori elencano solo i numeri degli scaffali e delle scatole e una descrizione sommaria, senza mostrare le immagini, il che non mi aiuta affatto. ... Non posso raggiungere lo schermo e prendere la scatola 13". (Ricercatore). Un partecipante ha descritto come ciò limiti la sua ricerca in campo genealogico: "Mi sento frustrato perché ho molti parenti in [città] e quei giornali non sono online. Quindi continuo a controllare periodicamente, sperando che prima o poi saranno digitalizzati. Ma non credo che stiano facendo nulla. ... Mi sento come se fossi super limitata a ciò che è disponibile online". (Ricercatore genealogico)

Un altro partecipante che fa ricerche approfondite per il suo lavoro ha descritto il suo processo di ricerca, il ruolo vitale che i contenuti digitalizzati svolgono in esso e l’effetto che la mancanza di contenuti digitalizzati ha sul suo lavoro. "Inizio a scervellarmi e a pensare: 'Ok, cosa c'è di digitalizzato là fuori? Quali libri sono digitalizzati, quali giornali sono digitalizzati, quali riviste sono digitalizzate?". E naturalmente è molto più difficile lavorare con le collezioni speciali, nella maggior parte dei casi, perché non sono tutte digitalizzate. ... È meraviglioso imbattersi in quel documento di ricerca o in quell'elenco di contenitori. Ma vi dico che se finisce lì, non mi è di alcun aiuto perché non ho intenzione di viaggiare fino a [l’archivio sulla costa opposta]. Per me deve essere digitalizzato, a meno che non si tratti di un archivio locale [città natale]. Per questo motivo, le mie ricerche spesso non includono le risorse delle collezioni speciali. Solitamente mi baso su molti giornali grazie a ProQuest, Archive.org, Google Books e HathiTrust. Le mie ricerche si limitano a questo tipo di fonti". (Ricercatore professionista)

Digitalizzazione su richiesta

Oltre all'accesso online alle collezioni digitali, i partecipanti all'intervista hanno sottolineato l'importanza dei servizi di digitalizzazione su richiesta. "Ci sono sicuramente molti documenti che non sono disponibili online. In questo caso, di solito riesco a trovare dove sono conservati e a contattare un ricercatore o un archivista che potrebbe essere in grado di scansionarli e inviarmeli". (Ricercatore genealogico) I ricercatori hanno anche sottolineato l'importanza dei siti web degli archivi nel supportare il loro accesso, rendendo facile trovare i moduli per la richiesta di digitalizzazione o capire facilmente come richiedere le riproduzioni dei materiali.

I partecipanti ci hanno anche detto che l'attenzione degli archivi per la digitalizzazione e l'accesso online ai materiali durante le chiusure per pandemia ha reso possibile la loro ricerca. Un ricercatore di facoltà ha spiegato: "Il COVID è stato meraviglioso per la disponibilità degli archivisti di tutto il Paese a dire: 'Oh, certo che possiamo farlo' e a mandarmi 20 scansioni di qualcosa senza quasi alcuno sforzo da parte mia". Un altro partecipante ha condiviso la sua gratitudine per il fatto che "a causa della pandemia, credo che [le istituzioni archivistiche] abbiano messo online molto del loro materiale e io ho potuto... accedere a cose a cui non so se... avrei potuto accedere normalmente". (Artista/Ricercatore creativo)

Le cose belle

Un aspetto che ho trovato interessante nelle nostre interviste è che alcuni partecipanti hanno percepito una differenza di valore per la loro ricerca tra il materiale disponibile online e quello utilizzabile solo di persona. Questo aspetto è stato espresso da un insieme eterogeneo di ricercatori.

Un ricercatore genealogico ha dichiarato di aver utilizzato materiale disponibile online per le sue ricerche, ma ritiene che "la maggior parte delle informazioni migliori si trovi in archivio e non sia disponibile elettronicamente". Un altro ricercatore genealogico ha spiegato : "Come genealogista... sei in grado di ottenere lo scheletro della storia attraverso risorse come Ancestry.com e FamilySearch. Perché vi danno le statistiche vitali delle persone, quando sono nate, quando si sono sposate o sono morte... ma non vi raccontano le storie che troverete nei giornali, che troverete nei casi giudiziari, che troverete nei registri immobiliari e cose del genere. È qui che per me entra in gioco il materiale d'archivio... i percorsi narrativi che sono stato in grado di creare sono nati solo quando sono andato negli archivi e nelle biblioteche e mi sono allontanato da ciò che è facilmente disponibile online".

Alcuni docenti e ricercatori professionisti hanno apprezzato la relativa inaccessibilità del materiale non online. Cercavano di scoprire nuove fonti nella loro area tematica che non erano ancora state analizzate e interpretate, e pensavano che i materiali disponibili solo nella sala di lettura avessero meno probabilità di essere stati utilizzati da altri nelle loro pubblicazioni. Un ricercatore universitario si è rammaricato del fatto che alcune di queste scoperte siano diventate più ampiamente disponibili grazie alle richieste di digitalizzazione su richiesta. "Ho trovato cose incredibili che ho dissotterrato, e poi me le hanno date, e poi le hanno rese accessibili al pubblico. Il che è fantastico, ma d'altra parte c'è qualcosa che freme negli storici: vogliamo essere i primi, vogliamo dire 'Questo è mio'".

Costi e aspettative di digitalizzazione

Parlare di digitalizzazione può occasionalmente portare a una certa scontrosità da parte degli archivisti, a causa di aspettative irrealistiche secondo cui gli archivi e le collezioni speciali dovrebbero essere in grado di "digitalizzare tutto". Un altro aspetto delle nostre interviste che ho trovato interessante è stato il fatto che molti partecipanti erano consapevoli dell'intensità delle risorse della digitalizzazione. "So che è molto costoso e so che è una sfida... dobbiamo dare più soldi alle organizzazioni per digitalizzare le loro collezioni cartacee perché ciò le rende molto più facili da usare". (Artista/Ricercatore creativo)

Similmente, hanno espresso aspettative realistiche (a mio avviso) sulla capacità degli archivi di digitalizzare le loro collezioni. “Ovviamente, sarebbe bello se tutto potesse essere digitalizzato e accessibile online… ma non penso che sia realmente fattibile per un ente digitalizzare tutto il proprio patrimonio.” (Ricercatore accademico). Nelle interviste abbiamo chiesto ai partecipanti: se aveste una bacchetta magica, quali modi creereste per accedere e trovare i materiali di archivio? Sebbene armati di poteri magici, molti intervistati hanno espresso modesti desideri, desideravano solo che un maggior numero di documenti venisse digitalizzato, altri invece hanno puntato in alto “In tutta onestà, se avessi una bacchetta magica, tutto, ma proprio tutto, sarebbe reperibile in formato digitale… ciascun documento sarebbe ricercabile e trascritto integralmente. E se il testo fosse in una lingua differente, verrebbe tradotto istantaneamente in inglese. [risatina] Sì, credo proprio che un database di questo genere sarebbe il mio sogno: interamente digitalizzato, trascritto, tradotto e navigabile.” (ricercatore genealogico)

Evoluzione delle pratiche di digitalizzazione

Il lavoro di digitalizzazione degli archivi è partito da piccoli progetti su misura e altamente curati all'inizio del XXI secolo per arrivare ai flussi di lavoro continui e su larga scala di oggi. Dal 2007 al 2011, l'OCLC Research Library Partnership ha condotto una serie di attività volte ad accelerare questo processo e a sostenere il settore nell'aumento della digitalizzazione al servizio di un migliore accesso a collezioni rare e uniche. Shifting Gears di Ricky Erway e Jennifer Schaffner : Gearing up to Get in the Flow (2007) di Ricky Erway e Jennifer Schaffner era una provocazione intesa a "costringerci a temperare la nostra storica enfasi sulla qualità con la consapevolezza che grandi quantità di materiali digitalizzati delle collezioni speciali serviranno meglio i nostri utenti". Nel 2009-2010 abbiamo lavorato sulla questione dei diritti d’autore con Introduce Balance in Rights Management, l'obiettivo era di alleggerire il peso di approcci alla gestione dei diritti troppo restrittivi o avversi al rischio. Nel 2011, Rapid Capture: Mass Digitization of Special Collections ha analizzato i metodi di acquisizione e i flussi di lavoro per supportare l'aumento della digitalizzazione, e Scan and Deliver: Managing User-initiated Digitization in Special Collections and Archives ha presentato strategie per aiutare le istituzioni a costruire infrastrutture e politiche per affrontare la crescente domanda di digitalizzazione da parte dei ricercatori.

È stato interessante leggere questi rapporti, la maggior parte dei quali non venivano esaminati da molti anni. Gran parte di ciò che suggeriscono è diventato prassi comune, mentre altri suggerimenti non sono stati del tutto accolti. E alcuni di questi suggerimenti sono ancora rilevanti per le sfide che non abbiamo ancora capito bene. Quali sono dunque le sfide alla digitalizzazione?

Certamente le risorse sono una di queste, come hanno riconosciuto i partecipanti all'intervista. La nostra suite Total Cost of Stewardship communication tool suite comprende un modello di valutazione per i progetti di digitalizzazione teso ad aiutare le istituzioni affinché possano articolare e sostenere i costi completi associati alla digitalizzazione dei materiali e alla loro disponibilità online.

Un altro aspetto del lavoro di digitalizzazione con cui ci scontriamo ancora collettivamente è la gestione dei diritti d'autore, che ovviamente è anche legata alle risorse, in quanto richiede persone esperte per svolgere il lavoro di valutazione dei diritti. Il RLP ha riconosciuto e cercato di affrontare questa sfida con la nostra pratica ben intenzionata di mettere online le collezioni digitalizzate di materiali non pubblicati (2010). A tredici anni di distanza, credo che questo lavoro sia ancora rilevante e utile. Per esempio, politiche di take-down come strategia per gestire il rischio sono diventate una prassi comunemente accettata. Il documento illustra anche i modi per lavorare in prospettiva con i donatori per rendere meno oneroso il lavoro di digitalizzazione futuro, suggerendo ad esempio la concessione di licenze creative commons negli atti di donazione. Il nostro più recente webinar RLP Works in Progress Radical Access-Leveraging Creative Commons Licenses to Open up Archives (Accesso radicale - Utilizzare le licenze Creative Commons per aprire gli archivi) è un'ottima guida che spiega le opzioni disponibili utilizzando le licenze Creative Commons e offre strategie per illustrare le licenze aperte ai donatori, negoziare per ottenerle, articolarle nelle descrizioni degli archivi e aiutare i ricercatori a dar loro un senso.

Le istituzioni stanno anche incorporando la digitalizzazione nelle strategie per affrontare gli obiettivi di diversità, equità e inclusione, adottando una posizione correttiva quando si tratta di dare priorità alle collezioni da digitalizzare. Due recenti webinar di RLP Works in Progress condividono approcci e lezioni apprese da questi sforzi. This wasn’t for you yesterday, but it will be tomorrow—Digitization policy to counteract histories of exclusion (Questo non era per voi ieri, ma lo sarà domani - La politica di digitalizzazione per contrastare le storie di esclusione) condivide il lavoro della Louisiana State University per inquadrare la digitalizzazione come azione antirazzista. Slavery, abolition, emancipation, and freedom—Primary sources from Houghton Library (Schiavitù, abolizione, emancipazione e libertà - Le fonti primarie della Houghton Library) condividono i flussi di lavoro e gli insegnamenti utili tratti dallo sforzo della Houghton, durato un anno, per dare priorità alla digitalizzazione del proprio patrimonio storico afroamericano. Entrambi i webinar sono resoconti chiari e sinceri del loro lavoro e li raccomando a chiunque stia cercando di fare uno sforzo simile nella propria istituzione.

La ricerca sugli utenti NAFAN mi ha fatto riflettere sulla digitalizzazione più di quanto non avessi fatto da tempo. Mi ha ricordato e ha riaffermato quanto sia importante il lavoro di digitalizzazione per raggiungere il nostro obiettivo professionale di fornire un accesso equo alle collezioni conservate in archivio e custodite per il pubblico

Il seguente articolo è stato pubblicato originariamente su Hanging Together – il blog OCLC Research.