Come la condivisione delle risorse e dei dati delle collezioni possono facilitare la collaborazione

Dennis Massie

Per sua natura, la condivisione di risorse tra biblioteche è una forma di collaborazione. La maggior parte delle biblioteche ha accordi e processi che consentono di colmare le lacune delle collezioni e di soddisfare le esigenze degli utenti attraverso partner di condivisione delle risorse. Ma c'è un valore nel perseguire una strategia più forte, basata sui dati, quando si costruiscono i gruppi di condivisione delle risorse? Una strategia di questo tipo potrebbe rivelare opportunità di collaborazione inaspettate? 

Il nostro recente rapporto, Sustaining Art Research Collections: Using Data To Explore Collaboration, fornisce alcuni indizi affascinanti. Abbiamo analizzato le collezioni e l'attività di prestito interbibliotecario di 85 biblioteche d'arte negli Stati Uniti e in Canada. Utilizzando i dati sulle collezioni di WorldCat e i dati sulla condivisione delle risorse di WorldShare ILL, abbiamo identificato diversi modelli inaspettati che hanno mostrato implicazioni per l'identificazione di potenziali partner di collaborazione. Anche se abbiamo lavorato con un campione relativamente piccolo e ci siamo concentrati principalmente sulle biblioteche d'arte, i risultati offrono modelli di raccolta e condivisione inaspettati, interessanti per qualsiasi biblioteca che voglia collaborare con le altre. 

La rarità è comune 

L'esame della sovrapposizione dei fondi all'interno del gruppo ha rivelato che il 77% dei 16 milioni di fondi della nostra collezione collettiva di ricerca d'arte soggetta a proxy era posseduto da una sola delle 85 biblioteche d'arte. Solo il 6% della collezione collettiva era posseduta da più di cinque delle 85 biblioteche d'arte soggette a proxy. 

Sorprendentemente, questo livello estremo di rarità si mantiene quando confrontiamo la nostra collezione di ricerca artistica degli Stati Uniti e del Canada con il patrimonio dell'Art Discovery Group Catalogue (ADGC), un catalogo globale condiviso dedicato ai materiali di ricerca artistica contenente il patrimonio di circa 70 biblioteche. Una volta sottratti i fondi delle istituzioni che si sovrappongono tra il nostro gruppo e l'ADGC, scopriamo che solo il 20% dei materiali compare in entrambe le collezioni dedicate all'arte. 

La collaborazione con istituzioni diverse dalla propria porta dei vantaggi 

Solo il 15% della condivisione di risorse da parte dei nostri membri è avvenuto all'interno del gruppo. In altre parole, l'85% delle richieste di prestito interbibliotecario sono state effettuate con un partner non focalizzato sull'arte al di fuori del gruppo: il 48% quando un membro del gruppo ha preso in prestito da biblioteche esterne e il 37% quando un membro del gruppo ha fornito un articolo a una biblioteca esterna. 

Inoltre, il 58% dei materiali prestati e presi in prestito nel nostro studio non rientrava nella classificazione della Library of Congress: Classe N - Arti figurative. In altre parole, più della metà del materiale preso in prestito e prestato dalle biblioteche d'arte del nostro gruppo riguardava un argomento non classificato come arte. 

Per i partner speciali, la fiducia può avere la meglio sulla distanza. 

La nostra analisi dei modelli di condivisione ha indicato che visioni istituzionali simili, combinate con una storia di condivisione reciproca, erano spesso più determinanti nella selezione del "partner preferito" rispetto alla vicinanza geografica. Questo è vero anche quando si condividono oggetti fisici. Per esempio, abbiamo scoperto che tutti i 13 membri attuali e i sei ex membri del consorzio di condivisione delle risorse SHARES nel gruppo soggetto a proxy avevano come primi tre partner di condivisione gli attuali membri di SHARES, anche se molti erano distanti migliaia di chilometri. 

Quali sono le implicazioni per la mia biblioteca? 

Nel complesso, tutto ciò suggerisce che l'ampliamento dei criteri che definiscono un potenziale partner - condivisione di risorse o altro - comporta benefici tangibili. 

1. Siete più unici di quanto pensiate: Considerate la possibilità di collegarvi con altri gruppi di condivisione delle risorse come un unico grande gruppo in un universo in espansione in cui le richieste possono passare da un consorzio all'altro fino a essere soddisfatte. Anche tra istituzioni con un obiettivo collezionistico simile, questo può aggiungere contenuti unici. 

2. Le differenze sono benefiche: Gli opposti possono davvero attrarsi. Le collezioni complementari sono spesso alla base di partnership solide e reciprocamente vantaggiose. 

3. La distanza non è un ostacolo: In generale, le spese e l'impatto ambientale spingono le biblioteche a condividere gli oggetti fisici vicino a casa, quando possibile. Ma non lasciate che la distanza limiti la vostra ricerca di partner. Un collaboratore fidato potrebbe essere appena oltre l'orizzonte. 

Morale della favola? Le decisioni di partnership derivanti all'analisi delle collezioni e dei dati di condivisione delle risorse hanno maggiori probabilità di successo e di reciproco beneficio. 

Il mercato è pieno di strumenti e servizi che possono aiutare a sostenere le vostre iniziative di partnership. La chiave è l'accesso a collezioni accurate e complete e a dati di condivisione delle risorse, insieme a una solida infrastruttura per la scoperta, la consegna e l'analisi. 

Ma tutto inizia con il desiderio di collaborare. 

Il seguente articolo è stato pubblicato originariamente su OCLC Next.