Leerlingimport type V in de sector BIEB: leerlingen importeren in de openbare bibliotheek
Sommige scholen hebben geen eigen bibliotheek, maar willen wel dat leerlingen automatisch een abonnement krijgen bij de openbare bibliotheek.
Dat kan vanaf Wise versie 8.0.5 via een leerlingimport type V in de sector BIEB. In dit artikel lees je wat dat betekent, hoe het werkt en wat je ervoor nodig hebt.
Wat is leerlingimport type V in de sector BIEB?
Bij een leerlingimport type V in de sector BIEB levert een school een bestand aan met leerlinggegevens nadat de bibliotheek en school hier onderling goede afspraken over hebben vastgelegd. Wise verwerkt dat bestand en maakt automatisch abonnementen aan voor die leerlingen in de openbare bibliotheek. De leerlingen krijgen zo een biebpas zonder dat ze zich zelf hoeven in te schrijven.
Je hebt hier dus geen dummy-vestiging voor nodig. Zo voorkomen we dat vestigingsnummers opraken. Ook maakt dit het systeem zo minder complex om te beheren. Met de leerlingimport type V in de sector BIEB kies je voor één importmethode voor alle scholen waarvan de leerlingen in dezelfde sector BIEB vestiging worden geïmporteerd.
Vanaf nu kun je meerdere scholen importeren in één bibliotheekvestiging van categorie I, zonder dat je steeds de instellingen hoeft te wijzigen. Dat doe je via een ANI-groep.
Voor de functioneel beheerder
Je hebt twee licenties nodig: EDUCATWISE_V en LEERLINGIMPORT_EDUCAT_V. Stel de bibliotheekvestiging in met categorie I. Ga in de vestigingstabel naar het tabblad Klanten en stel het importtype in op V – educat-V. Kies de gewenste inschrijfmethode en vul bij het schoolnummer ANI-groep in.
Scholen groeperen met een ANI-groep
Een ANI-groep is een verzameling schoolnummers (LNRANI's) die je koppelt aan één bibliotheekvestiging. In plaats van voor elke school een aparte vestiging aan te maken, maak je per BIEB-vestiging één ANI-groep waarin je alle scholen opneemt waarvan de leerlingen een abonnement voor die BIEB-vestiging krijgen.
Tijdens de import kies je vervolgens welk schoolnummer je gebruikt. Wise weet dan van welke school de leerlingen afkomstig zijn en slaat dat op bij het abonnement. Zo kun je later nog altijd rapporteren per school, zonder dat je aparte vestigingen nodig hebt.
Voor de functioneel beheerder
Maak eenmalig een nieuwe vestigingsgroep aan van het type ANI (LNRANI vestigingsgroep). De code van de vestigingsgroep moet overeenkomen met het vestigingsnummer van de bibliotheek. Open de groep en voeg de schoolnummers toe van alle scholen die in deze vestiging importeren. Tijdens de import kan de medewerker kiezen uit de scholen in deze groep.
Importeren vanuit de Client
In de Client vind je onder Klanten > Importeren gegevens twee aparte menu-opties:
- Import klant bestanden in andere vestiging of school: Dit gebruik je als je importeert in een schoolomgeving. Er verschijnt een pop-up waarin je de school selecteert.
- Import klant bestanden in deze vestiging: Dit gebruik je als je importeert in de bibliotheekvestiging waar je op dat moment bent ingelogd. Deze menu optie is uitgegrijsd in de sector EDUB en EDUV. Bij het importeren in de bibliotheek kies je het schoolnummer uit een lijst met de scholen die zijn opgenomen in de ANI-groep van die vestiging. Dat schoolnummer wordt opgeslagen bij het abonnement van elke geïmporteerde actor.
Bij het importeren in de bibliotheek kies je het schoolnummer uit een lijst met de scholen die zijn opgenomen in de ANI-groep van die vestiging. Dat schoolnummer wordt opgeslagen bij elk geïmporteerd abonnement.
Rapporteren per schoolnummer
Na de import kun je in Selecties filteren op schoolnummer. Zo zie je precies welke leerlingen zijn geïmporteerd vanuit een bepaalde school. Ga daarvoor naar de rubriek BIEB-ABON en selecteer het veld Schoolnummer. Je kiest het schoolnummer uit een lijst met alle beschikbare LNRANI's.
Dat is handig als je wilt weten hoeveel leerlingen van een bepaalde school actief zijn in de bibliotheek of als je een overzicht wilt exporteren per school.
Koppeling automatisch verwijderd
Gaat een leerling over naar een ander bibliotheekabonnement? Dan wordt het schoolnummer automatisch verwijderd uit het abonnement. Dat gebeurt tijdens het maandelijkse facturatieproces. Zo blijft het overzicht in Selecties actueel. Je ziet alleen nog de leerlingen die op dat moment het abonnement hebben dat via de import is toegekend.
Samengevat
Met leerlingimport type V in de sector BIEB kun je leerlingen van meerdere scholen importeren in één bibliotheekvestiging, zonder aparte vestigingen per school. Een ANI-groep zorgt dat je tijdens de import het juiste schoolnummer kiest. Daarna kun je per school rapporteren, en verouderde koppelingen worden automatisch opgeruimd.