Kijkje achter de schermen: hoe verloopt een systeemmigratie?

1. Voorbereiding: alles op een rijtje

De voorbereidingen beginnen al ruim voor de feitelijke migratie. We zetten alles in samenspraak met de afnemer klaar: instellingen, overzichten, koppelingen. We voeren proefconversies uit en laten de resultaten daarvan controleren zodat alles klopt. Zodra het startsein komt, begint het echte werk.

Op de avond voor de migratie start het technische team met back-ups maken (bij een Wise-systeem) en systemen controleren. Alles moet kloppen voordat de eerste stap kan worden gezet. Want bij een migratie geldt: pas als je zeker weet dat alles goed staat, ga je verder.

2. Stappenplan met vangnet

De migratie zelf verloopt volgens een strak stappenplan, soms wel zo'n tachtig stappen. Na een bepaald aantal stappen maken we een back-up. Mocht er iets misgaan, dan kan het team terug naar de laatste werkende situatie en vanaf daar verder. Zo hoeven we dan niet helemaal opnieuw te beginnen. Dat geeft rust en zekerheid, maar vraagt ook discipline en geduld.

De precieze stappen verschillen per migratie. Voor het Nederlandse Gemeenschappelijk Bibliotheeksysteem is een belangrijk onderdeel bijvoorbeeld het 'omnummeren': vestigingen en instellingen krijgen nieuwe codes en moeten opnieuw worden ingericht in het systeem. Dat klinkt simpel, maar zit diep verweven in de data. Daarom hebben we deze stap van tevoren uitgebreid geoefend.

3. Nachten doorwerken, miljoenen records

Eenmaal gestart, draait de migratie door, ook 's nachts. Miljoenen datarecords moeten door de digitale pijplijn. Denk aan data over uitleningen, collectiegegevens, ledeninformatie. Technici en specialisten houden alles nauwlettend in de gaten zodat alles goed blijft lopen. Bij de migratie van het systeem van Probiblio naar het GBS ging het om ruim een miljard records.

Soms duikt er ondanks het testen onverwachts een probleem op. Bijvoorbeeld een mapping-tabel (een lijst die oude codes vertaalt naar nieuwe) die niet helemaal klopt, waardoor codes niet herkend worden. Dan onderzoeken we direct wat er aan de hand is en zetten we de fout recht. Als het nodig is, schakelen we de deskundigen van de afnemer in om direct zaken te verifiëren, zodat we zeker weten dat we de juiste oplossing hebben gevonden. Pas daarna gaat de hoofdprocedure verder.

4. Testen en live gaan

Voordat we de conversie vrijgeven aan de afnemer, controleren en beoordelen wij de conversie eerst zelf. Als de conversie klaar is, volgen nog een paar uur aan technische werkzaamheden: back-ups, koppelingen activeren, servers instellen. Daarna kan het echte testen beginnen. Testers, vaak medewerkers van de afnemer en bibliotheken zelf, gaan aan de slag om te controleren of alles werkt zoals het moet. Uitlenen, innemen, reserveringen, koppelingen met andere systemen: het moet allemaal door de test heen. Soms komen er dan nog kleine dingen boven. Die worden snel opgepakt.

Zodra de data op de goede plek staat en de belangrijkste functies werken, kan het systeem live. De afnemer geeft aan OCLC door als de migratie is goedgekeurd. Wij zetten dan de laatste stappen om het systeem weer aan te zetten. De eerste bibliotheken gaan open, en in de dagen erna monitoren we alles nauwgezet. We hebben intensief contact met de afnemer en hun supportdesk. Komen er nog dingen aan het licht? Dan pakken we die direct op.

5. Nagekeken en nagelopen

Ook na de migratie is het werk niet klaar. Er volgen soms naconversies: laatste stukjes data die nog moeten worden bijgeladen of aangepast. Bibliotheken helpen mee met testen aan de hand van testsets, zodat alle processen goed blijven draaien. En wij kijken op de achtergrond mee of geplande processen verlopen zoals verwacht.

Een migratie is een teamklus. Medewerkers van de Coöperatie SDI, de POI, bibliotheken, hun leveranciers en OCLC werken samen om het mogelijk te maken. Het vraagt vakmanschap, geduld en goede communicatie. Maar als alles goed gaat, draait het nieuwe systeem uiteindelijk stabiel en kunnen bibliotheken gewoon hun werk doen. En dat is waar het om begonnen is.