L'International ILL Toolkit: una classica storia di una comunità che collabora

Dennis Massie

L'International ILL Toolkit è uno strumento crowd-sourced liberamente disponibile, lanciato dai membri del consorzio di condivisione delle risorse OCLC SHARES e progettato per facilitare la condivisione delle risorse a livello globale.L’introduzione del Toolkit rappresenta un progresso significativo, che risponde finalmente alla necessità di informazioni sugli enti disposti a condividere risorse a livello internazionale per il prestito interbibliotecario.La storia delle sue origini è un esempio perfetto di come i professionisti della condivisione delle collezioni nel mondo collaborino con ingegno e creatività per superare le tante barriere logistiche che separano i ricercatori dai materiali di cui hanno bisogno.

Gli strumenti del toolkit

L'International ILL Toolkit ha tre componenti principali:

• Un elenco in continua crescita di prestatori ILL di tutto il mondo con informazioni di contatto, consegna e pagamento.

Gli elenchi sono suddivisi tra biblioteche statunitensi e non statunitensi. Al momento, abbiamo registrato 35 enti prestatori dagli Stati Uniti e 216 da altri 43 Paesi, con nuove aggiunte ogni mese.

• Consigli e suggerimenti per l'ILL internazionale per Paese/regione

Tra gli esempi possiamo citare un catalogo collettivo per le biblioteche in Australia, cosa mettere sui pacchi destinati al Canada per accelerare il passaggio della dogana e un link alle linee guida per il prestito interbibliotecario internazionale gestite dalla International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA).

• Modelli di richiesta ILL tradotti che possono essere copiati per l'uso locale, preparati in collaborazione con bibliotecari professionisti che conoscono bene la lingua.

Attualmente disponiamo di modelli per 11 lingue, tra cui cinque lingue non latine: arabo, ebraico, coreano, giapponese e russo.

Storia delle origini: come e perché è nato il toolkit

Da quando è iniziata la pandemia, organizzo settimanalmente incontri virtuali per i membri del consorzio di condivisione risorse OCLC SHARES. Questi momenti di confronto servono a sostenersi reciprocamente, discutere delle sfide comuni e trovare insieme delle soluzioni creative. Il 4 marzo 2021, il tema principale è stato quello relativo alla difficoltà di reperire informazioni di contatto e sulle politiche dei prestatori interbibliotecari internazionali non presenti sulla piattaforma di condivisione risorse WorldShare ILL di OCLC.

Molti di questi prestatori internazionali hanno caricato le loro collezioni bibliografiche in WorldCat, il catalogo globale di OCLC che include oltre 10.000 biblioteche nel mondo, rendendo piuttosto facile scoprire quali materiali possiedono. Molti altri prestatori internazionali, tuttavia, non hanno reso disponibili le informazioni relative alle loro collezioni al di là dei loro cataloghi locali. Inoltre. sebbene tutti i fornitori sulla piattaforma OCLC WorldShare ILL possano indicare politiche, pratiche e prezzi nella Policies Directory di OCLC, attualmente non esiste un elenco per i prestatori interbibliotecari globali che non sono presenti su WorldShare ILL.

Durante l'incontro SHARES, Brian Miller delle Ohio State University Libraries ha descritto una "scheda informativa" che ha compilato, contenente informazioni su decine di fornitori non statunitensi da cui la sua istituzione ha ricevuto direttamente dei prestiti poiché non raggiungibili tramite WorldShare ILL. Lapis Cohen dell'Università della Pennsylvania ha fatto sapere che la sua versione della scheda informativa include anche suggerimenti su come prendere in prestito da specifici Paesi. Molti dei presenti hanno riferito di aver compilato le proprie schede informative sui prestatori interbibliotecari internazionali. Raccogliere e combinare queste schede informative è subito sembrato il passo successivo più ovvio.

Brian e Lapis hanno accettato la sfida e hanno rapidamente portato il progetto ben oltre la semplice unione delle schede informative. Ho fornito l'infrastruttura.Basandomi sulla discussione SHARES, ho creato un Google Sheet con colonne per tutte le informazioni suggerite dai partecipanti all'incontro. Brian e Lapis non solo hanno unito le loro schede informative, ma hanno anche cercato nei loro sistemi di gestione delle richieste ILL tutti prestiti con tipo di fornitore "Altro", ovvero quelle richieste che le loro istituzioni avevano inserito manualmente. La maggior parte di queste richieste "altre" erano indirizzate a prestatori internazionali non presenti su WorldShare ILL.Brian e Lapis hanno unito gli elenchi risultanti nel foglio di calcolo, hanno ripulito e migliorato i dati e, nel giro di due settimane, hanno prodotto uno strumento contenente informazioni dettagliate su discovery, contatto, ordine, prezzi, pagamento e consegna per oltre 200 fornitori ILL internazionali che non sono attivi su WorldShare ILL.

Abbiamo aggiunto al Google Sheet una scheda contenente suggerimenti per il prestito per Paese, comprese le voci relative ai cataloghi collettivi, alle opzioni di spedizione e alle idiosincrasie del copyright. Abbiamo anche aggiunto i Moduli di Google, in modo che gli utenti possano contribuire con informazioni su fornitori specifici e con i loro consigli sul prestito da vari Paesi.Abbiamo utilizzato gli incontri SHARES come gruppo di discussione, affinando lo strumento ripetutamente e risolvendo questioni come quali informazioni includere per ciascun prestatore e in quale ordine; se elencare i nomi delle istituzioni nella lingua locale o in inglese (abbiamo scelto entrambe le opzioni); e quali convenzioni di denominazione adottare per Paesi e regioni per i quali potevano esistere implicazioni politiche delicate.

Più chef, un brodo migliore, con un sapore internazionale

Nel maggio del 2021, due mesi dopo l'idea iniziale, Brian, Lapis e io stavamo promuovendo attivamente l'International ILL Toolkit presso la più vasta comunità del "resource sharing". Ci siamo avvalsi di liste di distribuzione ILL, interagendo con colleghi del settore e incontrando i comitati di condivisione delle risorse di varie organizzazioni bibliotecarie. La reazione di un membro del Comitato Internazionale ILL della RUSA STARS dell'American Library Association esemplifica l'accoglienza ricevuta dal Toolkit: “Wow! Posso rompere una bottiglia di champagne contro questa cosa?". Il Toolkit soddisfa chiaramente un'esigenza di lunga data.

Ma la cosa migliore è che il contributo di tante persone allo sviluppo Toolkit ha permesso di realizzare miglioramenti significativi.Un altro membro del Comitato Internazionale ILL ALA RUSA STARS, Jenny Vitti, dell'Università di Emory, ha accennato al fatto di aver sviluppato una piccola raccolta di modelli di email per le richieste di prestito ILL in diverse lingue; saremmo interessati a vederli? Brian e Lapis hanno ripreso gli esempi di Jenny e hanno poi collaborato con gli specialisti linguistici delle loro istituzioni per sviluppare una serie di modelli in 11 lingue diverse, che sono stati aggiunti come nuova scheda del Toolkit. Prima di incontrare il Resource Sharing and Document Delivery Standing Committee dell'IFLA, Brian e Lapis hanno aumentato esponenzialmente il valore del Toolkit coinvolgendo biblioteche statunitensi disposte ad accettare richieste di prestito interbibliotecario da istituzioni non statunitensi, sia tramite email che attraverso moduli di richiesta sui loro siti web.Queste informazioni sono state aggiunte come nuova scheda del Toolkit.Ogni mese, altre biblioteche di tutto il mondo aggiungono i loro nomi e le informazioni essenziali agli elenchi dei prestatori.

Le prossime tappe

Ovviamente, vorremmo continuare ad aggiungere prestatori, suggerimenti e modelli di richiesta in altre lingue.Stiamo considerando diverse opzioni per rendere il Toolkit accessibile in un formato più stabile e duraturo rispetto a Google Sheets.In un'ottica di lungo termine, Brian, Lapis e io ci impegneremo a sviluppare un piano di transizione per garantire che il Toolkit continui a essere utile alla comunità mondiale del resource sharing, senza dover dipendere direttamente da noi per la sua gestione e manutenzione.Abbiamo in mente alcune idee e ci piacerebbe sentire anche i vostri suggerimenti.

Continuiamo a diffondere la notizia dell'esistenza dell'International ILL Toolkit in tutto il mondo. Abbiamo notato che ci capita raramente di dover spiegare il valore dello strumento, poiché, agli occhi di un professionista della condivisione delle risorse, tale valore risulta immediatamente evidente. Presenteremo il Toolkit nel corso di un webinar gratuito giovedì 17 febbraio. 

A Brian Miller e Lapis Cohen va la maggior parte del merito per la creazione dell'International ILL Toolkit. Anche molti membri di OCLC SHARES e della comunità globale di condivisione delle risorse hanno contribuito al suo sviluppo. È un favoloso esempio di una comunità che collabora per rendere il mondo migliore.

Il seguente articolo è stato pubblicato originariamente su Hanging Together, un blog di OCLC Research.